как правильно просить о помощи? — Нож
Если ситуация, когда вам нужно попросить о помощи другого человека, ставит вас в тупик и вы теряетесь, этот материал вам пригодится. Рассказываем, как обращаться за помощью, чтобы вам не было неловко — и чтобы вам не отказали.
ПоделитьсяРепостнутьТвитнуть
Почему мы не любим просить о помощи?Для многих людей просьба о помощи — крайняя мера, на которую они стараются не идти. Сам факт просьбы связан для них с унижением — во всяком случае, некоторые интерпретируют это именно так: ты ставишь себя в зависимое положение от другого человека. Кроме того, в детстве родители (или просто любой посторонний взрослый) учат ребенка самостоятельности весьма жесткими способами, агрессивно или с непониманием реагируя на просьбы дочери или сына. В итоге человек вырастает самостоятельным, но подсознательно любая необходимость обратиться за помощью будет для него стрессовой и некомфортной ситуацией. Конечно, это неправильно, и если сами изменить отношение к этому вы не можете, стоит обратиться к специалисту.
Опишите всю ситуацию. Прибегать к другому человеку с горящим взглядом и требовать немедленной помощи — если мы не говорим об экстренных случаях — не стоит. Всегда надо внятно и спокойно рассказать, что с вами случилось и почему именно этот человек может вам помочь. Так вы, во-первых, передадите целостную картину произошедшего и дадите возможность собеседнику проявить эмпатию, а во-вторых, повысите значимость человека в его собственных глазах — раз вы просите его, а не кого-то другого.
Четко сформулируйте просьбу. Также не стоит обращаться к человеку с неопределенной просьбой («Мне нужна твоя помощь!»), пока вы сами не поняли, в чем же эта помощь может заключаться. Сформулируйте свою просьбу максимально четко, подумайте, сможет ли человек выполнить ее, и убедитесь, что его помощь наверняка облегчит ваше положение. Только после этого приступайте к серьезному разговору, иначе рискуете получить отказ.
Не используйте «повелительных» слов.
Даже самые близкие люди совсем не обязаны помогать друг другу с каждой проблемой — это надо принять как факт. Поэтому, обращаясь за помощью, никогда не используйте слова в повелительном наклонении — никто и никому ничего не должен. Не надо требовать помощи. О ней надо просить — максимально вежливо и корректно. Это не только позволит вам избежать конфликтов и обид, но также даст возможность человеку сделать доброе дело по собственному желанию. А это куда приятнее, чем выполнять чей-то приказ — будь то приказ любовного партнера, родителя или близкого друга.
Выразите свою признательность и расскажите о результатах помощи. Вежливым стоит быть не только в момент просьбы, но и в процессе дальнейшего общения. Зачастую люди, получившие помощь, потом просто пропадают, и это не может не огорчать того, кто оказал какую-то услугу из лучших побуждений. Поверьте, если вы расскажете, как в итоге разрешилась ваша трудная ситуация благодаря своевременной помощи вашего собеседника, это его обрадует — чувствовать, что совершил хороший поступок, и правда очень приятно.
Подобный подход «вовлечет» его в вашу историю и позволит вам и в дальнейшем не раз обратиться к человеку за помощью. Он, в свою очередь, не будет это принимать за навязчивость или давление. Поэтому не стесняйтесь делиться новостями и своими успехами.
Не просите о вещах, с которыми можете справиться сами. Никогда не надо дискредитировать свои же просьбы о помощи — как в той истории про мальчика, который кричал «Волки!». Если вы можете справиться сами, но вам просто не хочется этого делать (например, из-за лени), лучше превозмочь себя, чем просить об услуге. «Капитал» доверия и доброты отнюдь не бесконечный ресурс, он более чем ограничен. Поэтому не расходуйте его зря и прибегайте к помощи лишь в по-настоящему трудных ситуациях. Так ваши просьбы будут воспринимать как более «весомые», чем просьбы лентяя или паникера.
Будьте готовы к отказу — и не конфликтуйте из-за него. К сожалению, даже в сложных ситуациях мы не всегда можем рассчитывать на помощь со стороны.
И дело не только в том, что наши близкие «бессердечны» и не хотят помогать. Бывает и так, что они правда не имеют возможности сделать этого, у них есть объективно более важные дела — как бы нам ни было больно осознавать это. Не стоит отказ превращать в настоящий открытый конфликт — этим вы вряд ли добьетесь помощи, а вот негатив получите наверняка. Так что спокойно сделайте для себя выводы относительно конкретного человека, не держите обиды на весь мир и идите дальше — скорее всего, найдется тот, кто не откажет вам и сможет помочь.
Как правильно просить коллег о помощи
Варвара Гранкова
Исследования в области нейробиологии и психологии показывают, что страх попросить о помощи часто связан с чувством неопределенности, с риском быть отвергнутым, лишиться статуса и, возможно, независимости. Эти чувства активируют в мозге те же зоны, что и физическая боль. Однако современный бизнес устроен так, что кросс-функциональные коллективы, адаптивные технологии управления проектами и матричные или плоские структуры так или иначе подразумевают постоянное взаимодействие с руководителями, коллегами и подчиненными.
Не только результаты работы, но и продвижение по карьерной лестнице зависят от умения обращаться за советом, рекомендациями и ресурсами. По некоторым оценкам, в от 75 до 90% случаев люди помогают друг другу именно в ответ на просьбу.
Издержки и выгода
Простейший способ научиться обращаться за поддержкой – понять, что, как ни странно, большинство готово протянуть нам руку помощи. Проанализировав результаты собственных давних экспериментов, профессор Корнелльского университета Ванесса Бонс выяснила: незнакомцы на 48% чаще, чем ожидается, откликаются на просьбы о помощи. Кроме того, согласно исследованиям, мы не понимаем, как много усилий они готовы приложить, чтобы поддержать нас. Опубликованное в 2017 г. исследование швейцарских ученых показало: люди, решившие потратить даже небольшую сумму на других, чувствуют себя счастливее тех, кто планирует потратиться только на себя.
Если хотите, чтобы на вашу просьбу откликнулись, переключите внимание человека. Ваш визави должен почувствовать: он помогает по собственной воле, а не по принуждению.
Поэтому избегайте намеков на то, что помощь – это обязанность или чье-то указание. Не говорите «Я могу попросить вас об одолжении?», после чего люди чувствуют, что их загнали в угол. Не извиняйтесь: «Мне ужасно неловко вас напрягать…» – потому что помощь выглядит как нечто тягостное. Не делайте акцент на взаимности услуги («В следующий раз я вам помогу»): никто не любит быть в долгу и работать по бездушной схеме «ты – мне, я – тебе». Не пытайтесь преуменьшить свои потребности фразами «Я вообще редко прошу о помощи» или «У меня совсем незначительная просьба» – они намекают на то, что помощь не очень нужна. Вместо этого произносите подкрепляющие фразы-ключи, встраивая их в конкретные просьбы. Эти фразы можно использовать и в повседневном общении, чтобы заранее «запрограммировать» людей на отзывчивость.
Три ключа
Чувство локтя. Прежде всего покажите потенциальному помощнику: вы в одной команде – и эта команда очень важна. У всех есть потребность принадлежать к некоей социальной группе и поддерживать друг друга.
Апеллировать к этой потребности можно по-разному. Например, исследование Приянки Карр и Грега Уолтона из Стэнфордского университета показывает: даже одно слово «вместе» может произвести впечатление на человека. Участники эксперимента, которым говорили, что в других комнатах люди выполняют такие же задания (собирают головоломки) и с ними можно будет обменяться опытом, работали на 48% дольше, получали лучшие результаты и меньше уставали, чем те, кто считал, что трудится в одиночку.
Упомяните общую цель, общего врага или общую черту вашего коллектива – например, желание перевыполнить план, обойти отраслевых конкурентов или стать похожими на супергероев. Но лучший способ объединить людей – напомнить об общих впечатлениях, идеях, мыслях и чувствах. Если, скажем, в руководстве компании всего две женщины, не стоит просто говорить «Нас двое» – лучше спросить: «Вы заметили, что нас все время перебивают?» Так вы подчеркнете не общую черту, а схожий опыт.
Что нужно помощникам
Помощник должен осознать, что вам нужна помощь: люди зачастую слишком сосредоточены на собственных делах, поэтому первым делом убедитесь, что они в курсе ваших проблем.
Помощник должен быть убежден, что вам нужна помощь: люди не предлагают помощь не потому, что не видят в ней потребности, а потому, что не уверены, что правильно понимают ситуацию, и подозревают, что вы предпочтете справиться самостоятельно.
Помощник должен взять на себя ответственность за оказание помощи: одна из основных помех на пути помощи – распыление ответственности, классическая ошибка – рассылка писем с просьбой о поддержке. Обратитесь к каждому потенциальному помощнику лично и с конкретным предложением.
Помощник должен быть в состоянии предоставить то, что вам нужно: люди очень заняты, и у них не всегда есть необходимые ресурсы или навыки, но просьбу можно «кастомизировать» – подробно изложить все детали, не требовать невыполнимого, быть готовым принять помощь, даже если она не оправдывает ваших ожиданий.
Положительный образ. Второй вариант – рассказать или напомнить потенциальному помощнику, что его качества или должность дают ему уникальную возможность оказать вам поддержку и что он не просто случайная фигура, а щедрой души человек, который всем приходит на помощь.
Например, исследования выявили, что люди больше дают на благотворительность, если их просят не просто «пожертвовать», а «пожертвовать щедрой рукой», и что уже в возрасте трех лет дети чаще доделывают дела до конца (скажем, убирают кубики), если им предлагают не «помочь», а «стать помощником».
Еще один способ заставить помощника хорошо о себе думать – поблагодарить его. Недавно Boomerang, компания – производитель софта, проанализировала 350 000 цепочек электронных писем и пришла к выводу: на послания, заканчивавшиеся на «Заранее благодарю» или «Спасибо», люди отвечали гораздо чаще, чем на письма с простыми «С уважением» или «С наилучшими пожеланиями». Даже если благодарить пока не за что, выражение признательности пробуждает желание помочь – при условии, что вы делаете упор на щедрость, благородство и прочие качества адресатов, а не на то, какую пользу принесет их помощь вам.
Отдача. Люди хотят видеть, к чему привела их помощь. Многие психологи убеждены: ощущение отдачи (понимание, что ваши действия дали желаемый результат) прекрасно мотивирует и наполняет жизнь смыслом.
Адам Грант из Уортонской школы бизнеса провел исследование в колл-центре компании – производителе софта для образования и маркетинга. Операторы знали, что доход, который они приносят, идет на поддержку другого отдела, но никогда не видели работающих там людей. Однажды один из этих «незнакомцев» пришел в колл-центр и рассказал, какую пользу операторы приносят ему и его коллегам. После этого продажи и доход колл-центра удвоились. Чтобы потенциальные помощники осознали, как важна их поддержка, объясните им, что именно вам нужно и на что они могут повлиять. Например, обращаясь к коллеге с просьбой проверить предложение клиенту, скажите: «Не мог бы ты просмотреть этот документ, прежде чем я отправлю его? В прошлый раз ты мне очень помог с презентацией».
Пообещайте отчитаться о результатах оказанной поддержки – и отчитайтесь! Если можно, позвольте людям самим решать, как помочь вам, и будьте готовы к тому, что ваши представления о помощи разойдутся.
Личное и профессиональное
Объясняя аудитории, как эти стратегии работают, я привожу пример из жизни.
Около года назад моя подруга попросила помочь ей собрать сложную модель книжного шкафа IKEA. В то же утро я отказалась написать отзыв на статью для научного журнала, проигнорировала письмо из школы, где учится моя дочь, и едва заставила себя запустить стиральную машину. Почему я с легкостью сказала «да» подруге? Во-первых, мы давно дружим (чувство локтя). Во-вторых, я всегда помогаю подруге в подобных делах (отдача). Когда бы я ни пришла к ней на помощь, она всегда в конце говорит: «Хайди, огромное спасибо! Ты такая добрая, так мне помогаешь!» (положительный образ).
50%
работников не просят помощи, чтобы выглядеть сотрудниками с «высоким потенциалом», показал опрос 500 сотрудников американских компаний, проведенный учеными University of Oklahoma’s Price College of Business и Virginia Tech’s Pamplin College of Business
20%
сотрудников сказали, что отказываются от помощи коллег, чтобы не чувствовать себя обязанными, выяснили ученые
8%
работников считают, что их коллегам не хватит компетенций, чтобы оказать нужную помощь
Я наблюдала нечто похожее в профессиональной среде.
Как-то глава отдела по разработке продукции компании – производителя обучающего софта решил улучшить взаимодействие с отделом продаж. Торговые представители обещали клиентам доставлять сделанные на заказ программы в кратчайшие сроки – и этим усложняли жизнь разработчикам. Глава разработчиков хотел участвовать в переговорах с клиентами, но менеджеры по продажам считали, что он им мешает. Безусловно, оба отдела были убеждены, что действуют в интересах компании.
В итоге руководитель отдела разработки устроил встречу с менеджерами отдела продаж и описал им процесс разработки: оказалось, никто не понимал, насколько он сложен, и не осознавал, что разработчикам нужна помощь. Затем при каждом удобном случае руководитель отдела разработки подчеркивал, что у обоих отделов одна цель – порадовать клиента и привязать его к себе. Тем самым он внушил менеджерам по продажам сильное чувство локтя. Руководитель отдела разработки также начал называть торговых представителей поборниками клиентской удовлетворенности и рассуждать об их влиянии на будущее бренда.
Это сформировало мощный положительный образ менеджеров по продаже. Наконец, каждый раз, когда сотрудники отдела продаж выполняли его просьбы и приглашали на переговоры, он возвращался к ним через какое-то время и рассказывал, как эта встреча повлияла на производственный процесс. Менеджеры по продажам видели отдачу от своей помощи и работали лучше.
Когда вам понадобится помощь, помните: в большинстве случаев люди готовы ее оказать. Мало кто воспримет такую просьбу как признак слабости. Плюс это отличный способ поднять людям самооценку. Поддержка, оказанная другим, высвечивает лучшее в нас.
Оригинал статьи
Об авторе: Хайди Грант – психолог, специалист по мотивации и коммуникации, автор ряда книг
Новости СМИ2
Отвлекает реклама? Подпишитесь, чтобы скрыть еёСледуйте этим 9 шагам, чтобы попросить то, что вы хотите (и получить это на самом деле)
Мир отвечает тем, кто просит. Когда вы начинаете просить о том, что вам нужно и чего вы хотите, вы берете свою жизнь под контроль — вы активно управляете ее направлением.
В результате к вам приходит много чудесных и великих вещей.
Но как же начать спрашивать? Вот основные действия, которые необходимо предпринять:
1. Действуйте так, как будто вы ожидаете получить это.
Когда вы просите о том, что хотите, вам необходим твердый уровень уверенности и ожидания. Это состояние ума повлияет на все остальное — позу вашего тела, зрительный контакт, тон голоса и выбор слов. Подумайте немного. Вы бывали в ситуациях, когда просили, и были уверены, что получите именно то, о чем просили. Помните, что вы чувствовали тогда? Помните об этом с каждым запросом, который вы делаете.
2. Попросите кого-нибудь, кто может вам это дать.
Прежде чем просить кого-либо о чем-либо, оцените, смогут ли они вам это дать. Некоторые люди очень квалифицированы и мотивированы, чтобы помочь. Другие просто не в состоянии доставить. Наблюдайте за людьми и оценивайте их способность. Вы когда-нибудь видели их способными выполнить то, о чем вы собираетесь их попросить, или вы просто надеетесь, что у них есть потенциал?
3.
Получите полное внимание другого человека.Ваш запрос заслуживает уважения! Если человек не может уделить вам все свое внимание прямо сейчас, назначьте встречу — запланируйте время для разговора в самом ближайшем будущем.
4. Будьте ясны и конкретны.
Будьте максимально лаконичны в своих запросах. Просите то, что вы хотите, а не то, чего вы не хотите. В то же время будьте осторожны с тем, что вы просите. Чаще всего вы получаете именно то, что просили.
5. Просите от всего сердца.
Я верю, что можно получить все, что угодно, если захотеть этого достаточно отчаянно. Держите эту безудержную страсть к своей цели, проекту или цели в своей душе, когда вы начинаете спрашивать, и поддерживайте зрительный контакт на протяжении всего процесса просьбы. Это еще больше подтверждает вашу честность, надежность и страсть к этому вопросу.
6. Спрашивайте с юмором и творчеством.
Юмор привлекает наше внимание и разрушает нашу защиту. Творчество обезоруживает наше сопротивление и открывает наш разум для новых возможностей.
7. Дай что-нибудь, чтобы что-то получить.
Как говорит Зиг Зиглар: «Вы можете получить в жизни все, что хотите, если просто поможете достаточному количеству людей получить то, что они хотят». Когда вы спрашиваете, всегда обязательно объясняйте, что это значит для них, какую пользу они получают и выигрывают, потому что они положительно отреагировали на вашу просьбу.
8. Повторно спрашивайте.
Если кто-то скажет «Нет!» Вы говорите: «Следующий!» Ожидайте отрицательных ответов даже от тех же самых людей, которых вы спрашиваете. Ваше упорство и настойчивость, несомненно, окупятся.
9. Итак, вы спросили, а они все равно говорят «нет». Что теперь?
Не теряй хладнокровия, когда сталкиваешься с сопротивлением. Мощный запрос может быть сильным только в том случае, если вы также готовы быть отклоненным. Спросите авторитетно, приготовьтесь к отказу, будьте любезны получить это нет, а затем сделайте один из двух вариантов:
• Попросите человека, к которому вы только что обратились с просьбой, помочь вам с решением.
Они могут знать кого-то, кто может дать вам согласие, и, получив некоторую свободу и уважение с вашей стороны, они часто идут своим путем, чтобы дать вам согласие.
• Уходите, не сжигая мосты.
Вероятно, вы только что столкнулись с кем-то, кто практически не мог вам помочь. Мир слишком тесен и взаимосвязан, чтобы набрасываться даже на одного человека.
Лучший способ получить то, что вы хотите, это обдумать свою просьбу до того, как вы ее сделаете. Ознакомьтесь с 6 стратегиями, которые помогут вам начать процесс «просить».
Марк Виктор Хансен
Марк Виктор Хансен наиболее известен как соавтор серии книг и торговой марки «Куриный бульон для души», установившей мировой рекорд по продажам книг: было продано более 500 миллионов книг. Марк также проложил себе путь к всемирному признанию в качестве востребованного основного докладчика и знатока предпринимательского маркетинга, создав поток успешных людей, которые добились огромного успеха для себя благодаря уникальным учениям и мудрости Марка.
Как спрашивать людей о вещах и на самом деле получать ответ
Электронные письма больше не просто конкурируют с другими электронными письмами за внимание вашего читателя. В сегодняшнюю цифровую эпоху они конкурируют за каждый доступный почтовый ящик, включая личные сообщения Instagram и сообщения LinkedIn. Но это не значит, что вы должны полностью отказаться от электронной почты.
Электронные письма могут быть невероятно эффективным инструментом общения, если вы знаете, как создавать привлекающие внимание письма.
А если нет, что ж, вы в правильном месте.
Эксперт по продуктивности Джоселин К. Глей рассказывает о девяти способах отправки запросов по электронной почте, которые действительно получают ответ, от кофе-чатов до предложений о вакансиях и деловых встреч.
Следующий пост представляет собой отрывок из книги Отписаться: как избавиться от беспокойства по поводу электронной почты, избежать отвлекающих факторов и выполнить настоящую работу Джоселин К. Глей. Мы внесли несколько очень небольших изменений, чтобы адаптировать его к нашему руководству по стилю.
1. Задайте вопрос
Не будучи резким или настойчивым, важно разместить свой вопрос в верхней части электронного письма – по возможности, в первом или двух предложениях. Цель состоит в том, чтобы привлечь внимание читателя и заставить его немедленно понять требуемое действие. Если вы поместите много вздора перед своим вопросом, нетерпеливый читатель может никогда не дойти до него.
Предположим, вы обращаетесь к генеральному директору стартапа, которым вы восхищаетесь, чтобы пригласить ее выступить на конференции. Вы можете расположить запрос следующим образом:
Привет, Кэтрин, это Марк Холланд. Я провожу популярную конференцию Firestarters, которая ежегодно собирает более 5000 предпринимателей на Crypto.com Arena в Лос-Анджелесе. Я пишу, чтобы пригласить вас выступить на нашем мероприятии 5 марта 2024 года.
Кэтрин может и не знать, что такое, черт возьми, конференция Firestarters, но она знает кое-что важное: О чем это письмо по поводу (приглашение к выступлению). Кроме того, теперь она знает дату и место проведения мероприятия, а также то, что у него довольно впечатляющая посещаемость. Теперь, когда вопрос ясен и ее интерес пробудился, она, скорее всего, прочтет дальнейшие подробности Марка, где он может включить предысторию события и более впечатляющие статистические данные, чтобы сделать его аргументы еще более убедительными.
Подумайте о том, что появится в двухстрочном предварительном просмотре сообщения, которое получатель увидит, пролистывая свой почтовый ящик: привлечет ли это его внимание?
В мире с кратковременным вниманием лучше сразу переходить к делу, а объяснять позже. Подумайте о том, что появится в двухстрочном предварительном просмотре сообщения, которое получатель увидит, прокручивая свой почтовый ящик: привлечет ли это его внимание?
2. Добейтесь доверия
Почему меня это должно волновать? — это неявный вопрос, который витает в голове у большинства людей, когда они открывают электронное письмо, особенно если оно от кого-то, кого они не знают. Вот почему очень важно установить доверие к себе в самом начале сообщения. Расскажите своему читателю, чем вы отличаетесь от других, почему вы достигли совершенства или почему они должны обратить на вас внимание.
Например, если вы отправляете электронное письмо бренду с просьбой о спонсорстве, вы можете завоевать доверие, поделившись данными о своей аудитории и полученных наградах.
Привет, Том. Я Трейси Блэк, редактор Feed Daily, отмеченного наградами веб-сайта Webby, который посещают более 2 миллионов человек в месяц. Я готовлю новую серию статей, предназначенную для амбициозных молодых креативщиков, и хотела бы узнать, не заинтересованы ли вы в ее спонсорстве?
Если вы отправляете электронное письмо кому-то, кого вы знаете, например, связываетесь с коллегой по поводу срочной задачи, вы можете узаконить свой запрос, указав, что вы находитесь под давлением со стороны начальника (при условии, что это правда).
Привет, Том. Я слежу за вами, чтобы узнать, смогли ли вы внедрить новую функцию регистрации по электронной почте? Генеральный директор хочет, чтобы это было завершено к концу недели.
Точки данных и грубый авторитет, конечно, не единственные варианты. Вы также можете завоевать доверие, внимательно наблюдая за человеком, с которым вы общаетесь. Вы можете сказать им, как долго вы следите за их работой, что вам понравилось в последнем сообщении в блоге, которое они написали, или как можно улучшить их продукт — конечно, с тактом! Пока это не подхалимство, большинству людей нравится, когда их замечают, и это заставляет их замечать вас в ответ.
3. Расчистите путь вперед
Эффективные электронные письма всегда расчищают путь вперед.Я часто получаю электронные письма от людей, которые заинтересованы в некотором обмене знаниями, но никогда не уточняют, как они хотели бы, чтобы я предпринял действия. Они хотят выпить кофе? Они хотят сделать телефонный звонок? Непонятно, значит, вместо того, чтобы сказать «Да!» Мне приходится отвечать, спрашивая их, о чем они меня спрашивают в первую очередь, или, что более вероятно, вообще не отвечать.
У вас гораздо больше шансов получить ответ от кого-то, если ясно, какой следующий шаг. Это позволяет получателю легко ответить «да» на ваш запрос.
Допустим, вы обращаетесь за советом к режиссеру, которым вы восхищаетесь. Не пишите им просто по электронной почте:
Я был поклонником вашей работы в течение многих лет, и я хотел бы выбрать ваш мозг. Что ты говоришь?
Вместо этого предложите что-то конкретное:
Я давний поклонник вашей работы и глубоко уважаю ваш опыт в области кинопроизводства.
Я хотел бы задать вам несколько вопросов о том, как вы финансировали свой первый фильм. Готовы ли вы к 15–20-минутному телефонному звонку на следующей неделе? Мой график открыт весь день в четверг и пятницу, если у вас есть свободные места. Обещаю быть кратким.
Я хотел бы задать вам несколько вопросов о том, как вы финансировали свой первый фильм. Готовы ли вы к 15–20-минутному телефонному звонку на следующей неделе? Мой график открыт весь день в четверг и пятницу, если у вас есть свободные места. Обещаю быть кратким. Второй пример поясняет предмет обсуждения и тот факт, что вы просто хотите сделать короткий телефонный звонок. Это означает, что получатель знает, что затраты времени будут минимальными, а поскольку вы уже предложили дату в календаре, он знает, что ветку электронной почты можно закрыть быстро и эффективно. Другими словами, вы уважаете их время, и теперь они знают, что общение с вами не станет еще одной головной болью, в которой они не нуждаются.
4. Если вы задаете вопрос, предложите решение
Электронная почта — не лучшее место для дебатов. Таким образом, сообщения, которые не предлагают ничего, кроме вопроса типа « Что вы думаете о X? », как правило, неэффективны. Занятые люди не хотят разбираться в ваших проблемах за вас и не хотят писать пространный ответ.
Они хотят сказать да или нет, а затем перейти к следующему. Поэтому, если вы хотите получить ответ — и добиться своего — не просто задавайте вопросы: предлагайте решения.
Давайте представим, что вы отправляете электронное письмо своему начальнику с вопросом, можете ли вы посетить конференцию. Вы можете написать:
Привет, Тина. Я заметил, что люди уже бронируют отели для конференции SXSW в следующем году. Я бы хотел пойти. Что вы думаете?
Или вы можете написать:
Привет, Тина. Я думал о том, как обогатить свой набор рабочих навыков, и, похоже, в следующем году на SXSW будут выступления и семинары, которые будут очень полезны. . Я также могу составить отчет, чтобы поделиться тем, что я узнал, с командой после возвращения. Я прикинул стоимость, и похоже, что билеты, гостиница и авиабилеты обойдутся компании примерно в 2500 долларов. Как вы думаете, может ли компания спонсировать мое участие?
Первое сообщение короткое, но ленивое и потребует многочисленных переписок, чтобы прояснить, что на самом деле поставлено на карту.
Второе письмо длиннее, но включает в себя все необходимое для немедленного разрешения разговора. Автор выполнила свою домашнюю работу, затраты и выгоды ясны, и боссу легко просто сказать «да». Проактивность в общении требует больше усилий, но в долгосрочной перспективе приносит огромные дивиденды.
5. Возможность сканирования
Электронные письма предназначены для получения результатов, а не для проверки понимания прочитанного вашим получателем.
Используйте маркеры, цифры и/или выделение жирным шрифтом, чтобы сделать вашу электронную почту легкой и удобоваримой, подчеркнув ключевые моменты. Если вы насмехаетесь над этим типом подачи информации с ложки, действуйте и смиритесь с этим. Электронные письма предназначены для получения результатов, а не для проверки понимания прочитанного вашим получателем. Вот пример того, как вы могли бы резюмировать следующие шаги после встречи с клиентом.
Привет, Шэрон! Отличный звонок вчера! Я взволнован о следующих шагах.
Вот краткий обзор того, что мы обсуждали на следующей неделе, чтобы уложиться в срок: Действия для Шэрон и команды: — Утверждение пересмотренных макетов (срок выполнения: пн 04.09)
9007 5 – Предоставьте окончательную копию баннеров (срок выполнения: среда, 11 апреля) .
— Предоставить фотографии в высоком разрешении (срок: среда, 11 апреля)
Поскольку это электронное письмо требует, чтобы клиент что-то сделал, вы хотите, чтобы элементы действия выскакивали из электронного письма — таким образом, жирный текст — и легко усваиваться — отсюда и пули. Сроки выполнения также смещены в круглых скобках, чтобы их было легко увидеть.
Помните: если вы действительно хотите что-то сделать, успех зависит от того, насколько легко читатель сможет быстро обработать письмо и понять основные моменты.
6. Дайте им крайний срок
Ваше электронное письмо срочно? Нужен ли ответ сейчас? В течение двух дней? В течение двух недель? Возможно, вы удивитесь, узнав, что занятые люди любят сроки, потому что они помогают расставить приоритеты именно тогда, когда нужно что-то сделать.
На самом деле, я обнаружил, что электронные письма без расписания с большей вероятностью будут проигнорированы. Вы, конечно, не хотите быть властным или чрезмерно требовательным, но дайте вашему читателю вежливый контекст для выбора времени.
Если вы отправляете электронное письмо близкому коллеге по поводу срочной задачи, вы можете довольно просто указать время:
Чтобы проект оставался в графике, мне нужен ответ от вас в течение следующих 24 часов, если это возможно. .
Если вы направляете приглашение кому-то, кого вы еще не встречали, вы можете вежливо поделиться своим графиком дальнейших действий:
Я уверен, что вы заняты и вам нужно время, чтобы обдумать эту возможность. . Я свяжусь с вами через две недели, если не получу от вас известий.
Или скажите, что вы хотите, чтобы ваш босс или клиент взвесил свое решение, но вам нужно двигаться вперед, если они не ответят вовремя:
Если я не получу от вас ответ на это В пятницу, 17 августа, я приступлю к предложенному выше решению.
Включение крайнего срока похоже на бросание якоря: оно фиксирует ваш запрос в пространстве и времени, повышая вероятность того, что его заметят и выполнят.
7. Пишите темы как заголовки
Представьте, что вы Оскар Уайльд электронной почты. Будьте лаконичны.Чтобы ваше электронное письмо было прочитано, его необходимо открыть. Ваша цель должна состоять в том, чтобы составить ясную и, в идеале, провокационную тему сообщения. Это очень похоже на написание привлекательного заголовка для статьи или сообщения в блоге, на который вы хотите, чтобы люди нажимали.
Допустим, вы успешный музыкант и обратились к дизайнеру с просьбой сделать обложку для вашего нового альбома. У вас приличная аудитория, так что вы ожидаете, что альбом будет хорошим. Вы можете использовать:
Тема: Концерт дизайнеров
Это точно, но ему не хватает конкретики, и ваше электронное письмо звучит как банальное предложение.
В качестве альтернативы вы можете использовать:
Тема: Дизайн обложки для выпуска громкого альбома?
Это по-прежнему верно, но вызывает любопытство, разъясняя, что именно представляет собой проект, и обещая хорошую рекламу. Особенно, когда вы пишете электронное письмо с вопросом кому-то, кого вы никогда раньше не встречали, строка темы действует как первое впечатление. И у вас есть только один шанс произвести первое впечатление.
Совет: Хотите улучшить доставляемость электронной почты? Старайтесь не использовать в теме письма фразы, провоцирующие спам, такие как «предложение» или «бесплатно».
8. Редактируйте свои сообщения безжалостно
После того, как вы составили черновик своего электронного письма, просмотрите его беспристрастным взглядом и удалите все лишнее. Ясность и лаконичность с самого начала экономят время для всех. На создание четкого и точного электронного письма уходит больше времени, но на это отредактированное письмо также будет гораздо больше шансов получить ответ.
Совет: Критиковать собственную работу может быть сложно. Создайте своего собственного тренера по написанию ИИ, чтобы вместо этого давать вам обратную связь.
9. Предварительный просмотр всех сообщений на вашем телефоне
Как упоминалось ранее, ваше сообщение электронной почты, скорее всего, будет открыто первым на телефоне. Поэтому разумно понимать, как ваше сообщение будет выглядеть в мобильных почтовых приложениях. То, что кажется удобоваримым на большом экране настольного компьютера, часто выглядит как «Война и мир » на мобильном телефоне. Просмотрите свое сообщение на маленьком экране, и если оно по-прежнему выглядит слишком длинным, снова безжалостно отредактируйте его. Если ваше сообщение производит впечатление подавляющего, оно, вероятно, будет проигнорировано.
Хотя приведенное выше может показаться большой работой для небольшого старого электронного письма, подумайте об этом так: если вы потратите время на создание сообщения, которое заранее привлечет внимание вашего читателя, ваши электронные письма будут более эффективными.